Druckkosten


Druckkosten/ Output Management


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Zielgruppe Grundaussage Kostenrelevanz
Unternehmen mit hohem Druckaufkommen und einer überdurchschnittlichen Zahl an Geräten Druckkostensenken heißt Geräteanzahl und Druckverhalten senken. Richtlinien können äußerst hohe Einsparpotentiale ermöglichen. Die Druckertechnik muss überprüft und vereinheitlicht werden. hohe Investitionen für einen neuen Gerätepark und Richtlinien amortisieren sich sehr schnell und sparen sehr viel Geld ein.

Druckkosten sind trotz papierlosen Büro in den Unternehmen nicht gesunken, sondern eher gestiegen. Eine Vereinheitlichung der gesamten Druckerlandschaft im Unternehmen, inklusive eines entsprechenden Dienstleistungsvertrages senkt langfristig die Kosten.


Sinnvoll ist der Einsatz von Abteilungs- oder Etagendruckern, auch wenn diese mehr Bewegung in den Unternehmensalltag bringen. Wesentlich ist auch die Prüfung und Normierung des Druckverhaltens (Defaulteinstellungen: Doppelseitendruck, S/W-Druck, extra Freigabe mit PIN vor Ausdruck). Ein Ziel kann die Einführung eines Managed Print Services (MPS).

Checkliste Druckkosten/ Output Management

  • Anzahl der Drucker reduzieren und abteilungsweit optimieren
  • Druckeinschränkungen durch Direktiven an die Mitarbeiter weitergeben
  • Druckermodelle vereinheitlichen
  • Bestes Druckermodell für den jeweiligen Bedarf auswählen
  • Folgekostenvergleichen
  • Serviceverträge vereinheitlichen
  • Druckagenten / MPS einsetzen

Fallbeispiele

  • Ein Dienstleistungsunternehmen senkte seine Druckkosten um 56 Prozent, weil er per Ausschreibung nur einen Lieferanten für eine Druckermarke auswählte.
  • Eine Produktions- und Handelsgenossenschaft wollte ihr komplettes Druckmanagement inklusive des Maschinenparks an einen Full-Service-Dienstleister vergeben. Kernstück der Ausschreibung war eine entsprechende Software. Insgesamt standen über 300 einzelne Drucker und Kopiersysteme auf dem Prüfstand. Wichtig war, dass dieser Service reibungslos und integriert im gesamten Standortnetzwerk funktionierte. Durch die Vergabe an einen Dienstleister, der den Anforderungen entsprach, konnten die Druckkosten um rund 50 Prozent gesenkt werden, bei der Energie um 40 Prozent.
  • Ein Industrieunternehmen suchte EU-weit nach einem Anbieter, der die Einzelabrechnung, neue Drucker, Software und Full-Service kostenoptimiert zur Verfügung stellte. So konnten rund 15 Prozent eingespart werden.
  • Ein sehr Händlerverbund hatte am Hauptstandort ein großes Druckaufkommen von fast 150tsd Seiten im Monat, was hohe Kosten bei der Miete, Wartung und den Verbrauchsmaterialien erzeugte. Durch einen Vergleich von Fullservice-Anbietern, bei dem vor allem auch die laufenden Kosten der einzelnen Druckaufträge überprüft wurden, konnten letztendlich die Druckkosten um rund 40 Prozent gesenkt werden. Bei der Energie waren es sogar fast 80 Prozent.


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